Desde auditoria e controladoria a compliance, cada cargo exige diferentes habilidades, que devem incluir capacidade de adaptação às tecnologias e regulamentações do mercado
Notícia
Documentos empresariais: cuidado com eles é sinônimo e produtividade
Em um cenário empresarial cada vez mais pautado na digitalização, a gestão de documentos tornou-se uma peça essencial para as operações, seja em macro ou micro escala.
01/01/1970 00:00:00
No mundo contemporâneo, o avanço da tecnologia em escala exponencial permitiu que as relações corporativas passassem por transformações significativas. Nesse sentido, em um cenário empresarial cada vez mais pautado na digitalização, a gestão de documentos tornou-se uma peça essencial para as operações, seja em macro ou micro escala.
De fato, manter um sistema sempre funcionando, organizado e acessível não somente agiliza os processos internos da empresa, como também contribui diretamente para uma tomada de decisão mais assertiva. Se você quer ficar por dentro desse assunto, saber mais sobre como fazer uma gestão de documentos empresariais que seja efetiva, continue lendo, porque separamos algumas dicas elementares nesse processo.
Adote a digitalização estratégica
Inicialmente, é importante destacar que, na era da digitalização, operar com papéis físicos pode ser um grande problema. A digitalização é a base moderna da gestão de documentos quando pensamos de forma pragmática. Isso quer dizer que, ao converter os documentos físicos em formatos digitais, o primeiro retorno é a redução da necessidade de construir espaços destinados a tal armazenamento físico.
Outro ponto que vale ser enfatizado, também, é que documentos online são muito mais fáceis de serem encontrados e compartilhados. Isso porque existem sistemas e mecanismos de buscas que viabilizam essa movimentação, processo que é muito mais difícil com documentos físicos, geralmente guardados em pastas e, posteriormente, em gavetas.
Além disso, os documentos digitalizados são muito mais seguros no que se refere à segurança e à perda, bem como possíveis danos à sua integridade. Portanto, a digitalização é o primeiro passo para uma boa gestão de documentos.
Construa uma categorização lógica e hierárquica
Quando o assunto se refere a organização de documentos, arrumá-los em uma ordem lógica e hierárquica é algo elementar, ou seja, é básico. Ocorre que, através dessa estruturação, torna-se possível, por parte de qualquer membro da equipe, localizar determinados documentos necessários para uma possível ação. Muitas vezes, a falta de organização dificulta a busca e, consequentemente, faz com que se perca tempo.
Estabelecer esses critérios é uma excelente maneira de otimizar o tempo de busca pelos documentos, sejam eles digitais ou fisicamente existentes em um lugar específico.
Invista no armazenamento em nuvem
A internet possibilitou que muitos processos se tornassem mais simples, e, com a gestão de documentos, não foi diferente. O armazenamento em nuvem é uma excelente estratégia por uma simples razão: permite o acesso a qualquer dado, a qualquer horário, de qualquer lugar do mundo.
O acesso a determinados documentos de forma remota é uma realidade recentíssima quando pensamos na história da humanidade. Nos negócios, essa ferramenta é especialmente útil para flexibilizar o acesso de equipe, ignorando completamente as limitações geográficas impostas pela realidade física.
Defina uma política de acesso
Especialmente em trabalhos que lidam com documentos sigilosos ou de extrema importância corporativa, definir níveis de acesso é fundamental para proteger determinadas informações. Nesse sentido, é elementar garantir que somente pessoas com autorização tenham acesso aos documentos relevantes. Esse controle é fundamental para evitar possíveis transtornos relacionados à segurança dos documentos.
Invista em um sistema de backup regular
No caso dos documentos físicos, essa dica não se aplica, uma vez que não existe backup acerca da materialidade. No entanto, para aqueles que possuem sistemas digitalizados e, por consequência, documentos digitais, o backup é crucial.
Muitas pessoas subestimam a importância dos backups regulares. No entanto, manter cópias de seguranças dos documentos em locais externos, alheios aos comumente utilizados, é uma excelente maneira de proteger as empresas contra possíveis falhas técnicas.
A perda de dados é um pesadelo que já assombrou algumas empresas, uma vez que incidentes desse tipo tendem a ocorrer com mais frequência do que imaginamos. Por essa razão, para uma gestão de documentos efetiva, os backups regulares são uma peça-chave.
É preciso construir uma rotina de arquivamento
Uma boa gestão de documentos precisa ser feita categoricamente, ou seja, com o devido cuidado. Por esse motivo, é essencial criar uma rotina consistente de arquivamento. Isso quer dizer que, regularmente, é preciso revisar e atualizar os documentos, removendo aqueles desatualizados, fazendo o arquivamento daqueles documentos que não são mais importantes para os negócios.
Por fim, vale salientar, também, que a gestão de documentos eficaz é um investimento valioso para qualquer empresa que almeje prosperar no mundo dos negócios. Através dessas dicas, as empresas podem melhorar de forma significativa os fluxos de trabalho, bem como as tomadas de decisões relacionadas a determinados projetos e negociações.
Para tal, além disso, é importante contratar profissionais adequados com a expertise para lidar com essas questões, como um assistente administrativo, arquivista, bibliotecário, gestor de conteúdo, gerente de documentação, administrador, entre outros.
No final das contas, o sucesso dos negócios não depende de uma variável isolada no processo, mas, sim, da atuação conjunta desses vários atores que desempenham papéis fundamentais na boa gestão dos documentos. Uma gestão efetiva de documentos necessita de um aparato técnico para que todos os processos fluam da melhor forma possível.
Notícias Técnicas
Quitação mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional é obrigatória para o microempreendedor individual
Gestão informa que está atuando para solucionar o problema
Projeto facilita acesso ao crédito e inclui medidas voltadas a sustentabilidade e renegociação de dívidas
Em todo território nacional, comercializar Bitcoins e outras criptomoedas é perfeitamente legal, desde que obedeça às leis do país. Hoje vamos falar sobre algumas dessas diretrizes para os contadores.
INSS oferece três opções de alíquotas diferenciadas para quem é do Lar
Mudanças incluem substituição da Decred, descontinuada a partir de janeiro de 2025.
O entendimento que se consolida representa expressiva vitória para os contribuintes na interpretação da legislação de compensação tributária e demonstra a essencialidade do apoio de uma equipe jurídica para o assessoramento das empresas.
A matéria será submetida ao Pleno para fixação de tese a ser aplicada a todos os casos semelhantes
Evento, com a participação do ministro em exercício Chico Macena, discutiu o FGTS e suas aplicações no setor habitacional, com foco no fim do Saque-Aniversário, que tem impactos negativos nos financiamentos ao afetar as reservas do Fundo
Notícias Empresariais
Trabalhadora terá direito a indenização pela estabilidade provisória
Conflitos no trabalho são comuns, mas quando eles escalam a ponto de colocar em risco a produtividade e o bem-estar da equipe, é hora de agir.
Em um cenário em que vemos um “boom” no empreendedorismo, quase 50% das empresas fecham três anos após sua abertura, conforme apontado pelo IBGE em 2023
Pesquisa do IBGE aponta que interesse é maior por iniciativas relacionadas a resíduos sólidos, reciclagem e reuso, seguidos por eficiência energética
Descubra os requisitos, valores e procedimentos para acessar o benefício oferecido pelo INSS em casos de demissão sem justa causa.
Salário é o fator que menos impacta o engajamento dos colaboradores, revela Pesquisa da Betterfly.
Empresas do Simples Nacional podem reaver ICMS ST pago indevidamente via judicial. Identifique valores pagos a mais, reúna documentos e ajuíze ação para recuperação.
As três faixas que concentraram o aumento de vagas preenchidas foram as de 40 a 49 anos (alta de 0,5%), de 50 a 59 (0,4%) e de 60 anos (0,3%)
Notícias Melhores
A adaptação a um modelo digital pode parecer desafiadora. No entanto, é crucial entender os benefícios e os passos necessários para essa transformação.
A adoção de práticas de Compliance sólidas não apenas fortalece a empresa contábil internamente, mas também gera um impacto significativo na relação com seus clientes
No Brasil, a contratação de um contador não é apenas uma prática recomendada, mas uma exigência legal para candidatos e partidos políticos durante as campanhas eleitorais
A Sociedade Anônima é uma empresa onde o capital é dividido em ações
Microempresas compõem uma grande parcela dos tipos de negócio no Brasil. Principal característica é o faturamento, de até R$ 360 mil
Saber como contornar essa condição é fundamental para o bem-estar profissional e pessoal
Lei impõe restrições para casos específicos
Descubra o que fazer se você esqueceu ou perdeu o prazo do IR
Vínculo empregatício em aberto é um dos motivos de instituto negar concessão
Especialista dá explica como evitar cair nessas fraudes